Innehåll
|
När jag arbetade som controller var Excel ett ovärderligt verktyg. Redovisningsprogram och databaser i all ära men förr eller senare måste data analyseras manuellt och det gör du lättast i ett kalkylblad. På bara några minuter kan du klistra in data och lägga till de formler eller den formatering som du behöver för din analys. Någon programmeringskunskap behövs inte (om du inte vill automatisera Excelarken med Visual Basic men mer om det vid något annat tillfälle) utan det räcker med lite kreativitet. Excels enda begränsning är dess användare!
Excels stora flexibilitet är dess stora fördel men kan också vara en nackdel. Risken är att du lägger in så mycket funktionalitet att du glömmer hur allt hänger ihop och inte längre kan lägga till en ny funktion utan att en annan förstörs. I värsta fall upptäcker du inte att en formel inte längre räknar rätt. Risken är ännu större om andra användare arbetar med ditt Excelark. Kom därför ihåg att dokumentera vad du gör och hur man ska arbeta i arket om du vill återanvända det. Många av mina Excel började som tillfälliga ark för en analys men blev sedan permanenta arbetsredskap i mitt eller andra löpande arbete.
Se också Windows Vista och Office 2007 för tips om koppling till databaser eller Visual Basic för tips om automatisering.
Excel har ett oräkneligt antal möjligheter och det är omöjligt att lära sig allt på en gång. Jag har lärt mig Excel genom att först identifera ett problem och därefter ta reda på hur Excel kan hjälpa mig att lösa det. Nätet är fullt av bra källor till Excelkunskap och jag försöker inte konkurrera med dem. Här är i stället en lista på vanliga problem som jag har stött på och hur Excel har löst dem.
|
Bilden visar ett enkelt kalkylark för summering. Formeln SUMMA(D2:D6) summerar cellerna från och med D2 till och med D6. Om du lägger till en rad mellan D2 och D6 ändras summeringen automatiskt så att den nya raden också summeras. Om du kopierar formeln till C-kolumnen så ändras summeringen automatiskt så att cellerna i C-kolumnen summeras.
Om du inte vill att en formel ska ändras så kan du låsa kolumn- eller radnumret genom att sätta ett dollartecken framför det. Formeln B2*E$2 i cellen C2 multiplicerar cell B2 med cell E2 där tvåan i E2 är låst. Om du kopierar formeln till C3 så ändras den därför inte till B3*E$3 utan till B3*E$2.
Menyvalet Infoga / Funktion innehåller fler nyttiga funktioner som förklaras ganska bra.
|
|
|
Om du vill veta delsummor kan du använda dig av villkorlig summering. Formeln SUMMA.OM(A$2:A$6;G2;C$2:C$6) letar i kolumn A2:A6 efter värdet i cell G2 och summerar värdena som matchar i kolumn C2:C6. Bilden visar hur beloppen på konto 2 summeras till 100 (25+75). Observera användningen av $ som gör att formeln kan kopieras till de andra raderna utan att konto- eller beloppkolumnen ändras. En liknande funktion är ANTAL.OM som räknar antal istället för att summera.
Det går också bra att använda intervall som villkor. Villkoret skrivs då inom citationstecken, till exempel ">=1" för värden större än eller lika med 1. Det kan också kombineras med &-tecknet om man vill ha ett cellinnehåll som villkor, till exempel ">="&G2. Formeln SUMMA.OM(A$2:A$6;">="&G2;C$2:C$6)-SUMMA.OM(A$2:A$6;">"&H2;C$2:C$6) summerar belopp där konto är större än innehållet i cell G2 samt drar av belopp där konto är större än innehållet i cell H2. Bilden visar hur beloppen mellan konto 1 och 2 summeras till 260.
För mer komplicerade delsummeringar kan du använda guiden villkorlig summering under menyn Verktyg. Den skapar en formel som också kan skrivas direkt. Formeln SUMMA(OM(A$2:A$6=G2;OM(B$2:B$6=H2;C$2:C$6;0);0)) letar både i kolumn A2:A6 och B2:B6 innan den summerar v&aum l;rdena som matchar i kolumn C2:C6. Bilden visar hur beloppen på konto 1, kostnadsställe b summeras till 60 (50+10). Observera att du måste "aktivera" formlen efter att du skrivit in den genom att hålla skift- och ctrl-tangenterna nedtryckta när du trycker på returtangenten. Formeln kommer då få "klamrarna" { och } i början och slutet.
|
|
|
Pivottabeller är snabbt och flexibelt sätt att analysera data. Genom att markera den datamängd du vill analysera och välja Data / Pivottabell kan du gruppera din data i rader och kolumner och analysera den i vilka dimensioner du vill. Bilden visar ett enkelt exempel på hur konto summeras kolumnvis och kostnadsställe radvis men pivottabeller kan göras mycket mer avancerade än så. Det enklaste sättet att lära sig dem är att pröva sig fram.
|
|
|
Menyvalen Redigera / Kopiera och Redigera / Klistra in finns i alla Officeprogram. I Excel kan du dock välja vad du vill klistra in. En vanlig inklistring klistrar in "allt" - både formler och format. Eftersom formlerna uppdateras får du då kanske andra värden än de du ville kopiera. I så fall kan du välja Klistra in special och välja att bara klistra in värden.
En annan möjlighet med Klistra in special är att du kan klistra in en åtgärd. Om du till exempel kopierar värdet 1,1 och väljer åtgärden Multiplicera så kommer alla värden som du klistrar över att multipliceras med 1,1. Åtgärden transponera slutligen vänder det kopierade så att rader klistras in som kolumner och tvärtom. Klistra in special har många användningsområden!
|
|
|
Om du behöver jämföra två stora datamängder för att hitta avvikelser kan du använda formeln LETARAD. Formeln LETARAD(A16;B$16:B$20;1;FALSKT) visar hur värdet i cell A16 letas upp i tabellen B$16:B$20. Ettan anger att det första värdet i tabellen ska returneras och FALSKT anger att inget ska returneras om inget värde hittas. Bilden visar hur konto 1 hittas medan konto 2 saknas.
|
|
|
Ett enkelt sätt att få snabb överblick över stora datamängder är att använda villkorlig formatering. Menyvalet Format / Villkorsstyrd formatering kan till exempel användas för att grönmarkera höga värden och rödmarkera låga värden. Bilden visar hur belopp över 50 grönmarkeras.
|
|
|
Får du också problem med att du inte längre ser rubrikerna när du bläddrar i Excelarket? Använd i så fall menyvalet Fönster / Lås fönsterrutor. Det låser alla rader ovanför och kolumner till vänster om den cell som är markerad. Om du till exempel markerar cell B2 så kommer rad 1 och kolumn A alltid att synas hur mycket du än bläddrar.
|
|
|
Data måste ofta flyttas fram och tillbaka. Förr brukade jag infoga nya rader och sedan flytta dit data men så lärde jag mig det enkla tricket att infoga utklippta celler. Valet nås genom höger musklick och fungerar som infoga ny rad och klistra in ett. Mycket praktiskt!
|
|
Följande fil demonstrerar många små finesser i Excel. Den används för att räkna poäng och sammanställa statistik i det klassiska tärningsspelet Yatzy men kan lätt anpassas till andra spel.
- Den första fliken använder SUMMA-funktioner, funktionen OM() för att beräkna bonus om delsumman är stor nog samt funktionen RANG() för att beräkna placering.
- Ett makro används för att kopiera poängen till den andra fliken samt tömma formuläret på den första fliken. Makrot ser bland annat till att kopiera poängen efter tidigare kopierade poäng så att gamla partier inte skrivs över.
- En pivottabell på den tredje fliken visar slutligen lite partistatistik per spelare, såsom antal partier och medelpoäng. Pivottabellen innehåller även beräknade fält som till exempel visar vinstprocent genom att dividera antalet vinster med antalet partier.
|
|
| Hemsidan har fått 23325 besök. Skriv gärna en rad innan du går. Välkommen åter! |
Hej Igge!
Problemet beror på att datumen inte är i datumformat. Funktionen DATUMVÄRDE() löser det. Jag skickar en exempelfil.
Skickade på ditt gmail igår....
Hej Igge!
Skicka gärna filen så ska jag se på den.
Jag har försökt att välja Data och Från Webb, men jag får inte det att funka. Det vore super om jag kunde få MIN Excelbok att uppdatera sig och skriva över Data från Excelboken på Internet, UTAN att förstöra den villkorsstyrda formateringen jag har på MITT Excelark. Excelarket på Internet måste jag logga in för att se normalt. Sidan heter pimtest.skolverket.se/Templates/Statistics____592.aspx
Loggar jag in först, får jag hem sidan, om jag klickar på länken...
Men HUR ska jag kunna uppdatera min sida med det som finns där.
Jag provade att markera de kolumner jag vill uppdatera från Internetfilen, och sedan Klistra in Special och värden, som du tipsade om.
Det funkar, men mina färgade celler blir ofärgade då, även på de celler som behåller sina gamla värden.
Ställer jag mig i en cell med gammalt värde, och kollar på Hantera Regler, på villkorsstyrd Formatering, så finns regeln kvar, men cellen "tar" inte regeln, utan cellen förblir ofärgad, fast den var färgad före inklistringen.
Kan jag skicka Excelfilen till dig, så får du se??
Hej Igge!
Skulle det fungera om du helt enkelt valde "klistra in special" och "värden"? På så vis klistrar du endast in värden och lämnar format oförändrat.
2011-02-02 Hej. Jag har en Excelbok som uppdateras via Internet. På min dator har jag en annan Excelbok som jag fixat med, så att jag kan se om någon inte loggat in på (låt oss säga) 2 veckor. Det är detta som uppdateras på Internet. Jag får ha båda sidorna uppe och kolla på den jag fått uppdaterad via nätet, och manuellt kolla och ändra i min egen sida.
Jag skulle alltså vilja kunna matcha de två arbetsböckerna, så att mina värden ändrar sig efter de som jag fått via nätet.
Jag kan inte bara kopiera över det, för på min sida har jag en massa olika villkorsstyrd formatering, som visar med olika färger när de senast loggade in. Ljusröd för 2 veckor. Mörkröd för 3 månader och mer, och nyanser däremellan.
Har man inte loggat in på ett tag, skriver jag nämligen och frågar om det är något problem med uppgiften de fått...
Hej
Vi har en infromationssajt om Excel som heter www.alltomexcel.se och är intresserade av ett länkbyte.
Hör av dig om du är intresserad så lägger vi upp din sida hos oss och vår hos dig.
MVH
Markus
alltomexcel.se
|